Programmer une session de formation

Étape obligatoire pour déclencher une action de formation, vous devez la créer.

Créer une session

Cela se fait depuis votre tableau de bord, dans l'onglet Activités.

Généralement vous allez créer une session à partir d'une fiche formation. Depuis le tableau Mes formations cliquez sur le bouton avec une horloge dans la colonne Programmer une session. Cela crée la session et vous envoie directement sur sa page de gestion.

Sinon, si vous créez une session sans fiche support (pour une session unique que vous ne reproduirez pas ou si vous êtes uniquement sous-traitant), utilisez le bouton Nouvelle session au pied de la liste des formations.

Cela vous ouvre une fenêtre vous demandant des renseignements minimalistes. Indiquez un titre et validez.

La page se recharge ensuite sur la session nouvellement créée.

Pour que votre session soit publiable vous devez au minimum :

  • dans l'onglet Dates définir une ou des dates ainsi que les créneaux horaires (les dates et créneaux peuvent être modifiés à posteriori) ;
  • dans l'onglet Lieu définir un lieu où va se dérouler la session (peut également être modifié à posteriori) ;
  • si vous avez choisi une formation du catalogue, vérifiez dans l'onglet Formation que toutes les informations sont bien présentes et correctes ;
  • si vous avez créé une session unique sans lien avec le catalogue, vous devez remplir tout l'onglet Formation (reportez-vous à créer une fiche formation pour les détails) ;
  • dans l'onglet Session et dans le cas où votre session est publiée dans l'agenda, fixez un prix public par stagiaire, ainsi que la fourchette de stagiaires que vous acceptez et assurez-vous d'avoir au moins un formateur. Si vous proposez une session privée (en intra-entreprise ou en sous-traitance par exemple), ces informations ne sont pas utilisées.

Il n'y a pas de notion de session inter, intra ou en sous-traitance. C'est le nombre et/ou la typologie des clients qui gère cet aspect.

À partir de là, vous pouvez éventuellement rendre publique la session (si vous êtes dans une logique de session inter-entreprises) ou ajouter votre premier client dans l'onglet Clients/stagiaires.

Vérifier le contenu de la formation

Dans l'onglet Formation vous trouverez tout ce que vous avez déjà défini dans la fiche catalogue. Cela vous sert de base. Vous êtes libre d'adapter chacun des champs en fonction de votre session, voire de votre unique client.

Important

N'oubliez pas d'enregistrer chaque champ que vous modifiez. Un bouton Enregistrer s'allume lorsque vous modifiez un champ.

Dans un futur proche un bouton unique permettra d'enregistrer toutes les modifications d'un coup.

Définir le planning

Dans l'onglet Dates vous indiquez les dates et les créneaux horaires de votre session.

Note

Si cette session est réalisée entièrement en sous-traitance, inutile de préciser les créneaux, les dates suffisent. Vous renseignerez la durée au niveau de la fiche client.

Ajoutez une date

Cliquez sur le bouton + Date et choisissez la première date dans le calendrier qui s'affiche.

Ajoutez un créneau

Une fois la date créée, utilisez le bouton + Créneau et définissez-le (heure de début et de fin, type de créneau).

Attention

Les créneaux ne doivent pas contenir les temps de repas. Pour une journée classique en salle, définissez deux créneau, un pour le matin, un pour l'après-midi !

Dupliquez les dates et créneaux

Généralement les journées de sessions de formation se ressemblent dans leur organisation (et c'est mieux pour les stagiaires), donc utilisez les boutons Copie + 1j et/ou Copie + 7j pour dupliquer la date et ses créneaux respectivement le lendemain et la semaine suivante.

Vous pouvez modifier les dates à posteriori, de même que les créneaux. Cette fonction de copie de date n'est là que pour faciliter la saisie.

Décaler toute la session

Il arrive souvent, lorsque le nombre de stagiaires n'est pas suffisant, que vous choisissiez de décaler votre session à une période ultérieure.

Si votre session comporte plusieurs dates (à partir de deux) vous disposez alors du champ Décaler la première date qui ouvre un nouveau calendrier. Choisissez la nouvelle première date puis validez.

Toutes vos dates sont alors décalées en conservant les mêmes intervalles. Vous pouvez être amenés à rectifier certaines qui tomberaient le week-end (le jour de la semaine en mentionné pour chaque date) ou un jour férié (prochainement les jours fériés français seront intégrés).

Choisir un lieu

Définir des questionnaires d'évaluation