Gérer les stagiaires

Important

Vous devez obligatoirement inscrire des stagiaires sauf si votre client est un organisme de formation (vous êtes sous-traitant de ce client).

Autre exception, si votre client est un particulier, vous devez l'ajouter également comme stagiaire (en attendant une meilleure prise en charge de ce cas particulier).

Inscrire des stagiaires

Depuis le tableau de bord d'un client vous pouvez ajouter un ou plusieurs stagiaires. Sous la zone Pour infos vous trouverez le bouton Ajouter stagiaire.

Vous ouvrez ainsi une fenêtre qui vous permet de saisir les stagiaires un par un. Cette fenêtre est volontairement sobre car nous ne disposons pas toujours des informations complètes tout de suite. Comme pour un client, il y a lieu de compléter la fiche à posteriori.

Lorsque vous validez un stagiaire, la fenêtre reste ouverte et le formulaire est nettoyé pour vous permettre de saisir plusieurs stagiaires d'affilée. Vous devez cliquer sur Fermer lorsque vous avez fini.

À noter que si votre OPAGA est configuré pour conserver le genre des stagiaires, il vous sera demandé dans cette fenêtre.

Importer des stagiaires depuis un tableur

Vous vous demandez peut-être pourquoi ne peut-on importer une liste de stagiaires depuis un fichier CSV (format tableur minimaliste et universel). L'idée a été évoquée et se concrétisera sans doute un jour.

Pour l'heure, j'ai essayé de proposer une interface la plus simple possible tout en sachant que vous devrez saisir vos stagiaires au moins une fois, que ce soit dans OPAGA ou dans un tableur. Pourquoi ne pas le faire directement dans OPAGA ? Surtout qu'il est possible d'exporter les informations au format CSV ensuite.

Renseigner chaque stagiaire

Chaque stagiaire dispose de son tableau de bord.

Pour le bilan pédagogique et financier, vous devez renseigner le statut (ou type) du stagiaire parmi les choix suivants :

  • Salarié d'employeur privé hors apprentis
  • Apprenti
  • Personne en recherche d'emploi formée par votre organisme de formation
  • Particulier à ses propres frais formé par votre organisme de formation
  • Autres stagiaires

La dernière catégorie permet de classer tout les statuts qui ne rentrent pas dans les autres tels que les agents du public (hors apprentis), les dirigeants non-salariés, les bénévoles.

Pour le BPF il est également nécessaire de vérifier que le nombre d'heures indiqué est bien celui effectué par le⋅la stagiaire. Si ce n'est le cas, vous devez le modifier dans le champ Durée estimée en heures (décimal).

Documents administratifs

Dans la partie Documents administratifs pour la session sont listés les documents concernant le contexte « stagiaire », c'est-à-dire que vous en aurez un pour chaque client. La liste de ces documents est gérée au niveau de chaque organisme de formation dans la section Modèles dans le backoffice.

Voir comment gérer les documents administratifs.

Recueil des attentes et évaluations

La dernière partie du tableau de bord stagiaire donne accès au recueil des besoins et attentes (modifiable par le stagiaire comme par le formateur) et aux résultats des évaluations.

La partie attentes, besoins et motivations est totalement libre. Le⋅la stagiaire peut ainsi s'exprimer sans cadre. Ce recueil peut également être fait par le⋅la formateur⋅trice lors d'un entretien téléphonique à l'issue duquel les deux parties valident le texte. Il s'agit du critère 4 de Qualiopi.

Ce recueil d'infirmations permet d'adapter la prestation pour mieux coller aux attentes (critère 10 de Qualiopi). L'idée étant, pour chaque stagiaire, d'atteindre les objectifs de la formation. Ainsi que favoriser l'engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours (critère 12 de Qualiopi).

Les évaluations telles que gérées actuellement permettent l'auto-positionnement des stagiaires sur des compétences relevant des pré-requis et des objectifs pédagogiques. L'évaluation des objectifs est proposée deux fois (avant et après la session de formation) afin d'évaluer la progression.

Cette partie évaluations va fortement évoluer afin d'offrir plus de souplesse et de possibilités.