Gérer un client

Créer un nouveau client

Vous avez créé une session ? Sinon, veillez à suivre ce tutoriel.

Pour ajouter un client, cliquez dans l'onglet Clients/stagiaires, puis sur Ajouter client.

Fenêtre nouveau client

Deux cas particuliers sont gérés ici :

  • le client est un autre organisme de formation (vous agissez en sous-traitant)
  • le client est un particulier

En dehors de ces deux cas de figure, choisissez Autre.

Renseignez le nom ou raison sociale et cliquez sur Valider.

Tableau de bord client

Ensuite, il vous suffit de remplir :

  • numéro de contrat en interne dans votre organisme (champ additionnel à (dés)activer dans les options)
  • adresse postale,
  • code postal,
  • ville,
  • téléphone,
  • pays (si différent de la France),
  • numéro de RCS (registre du commerce et des sociétés),
  • numéro de Siret,
  • contact commercial
    • prénom et nom,
    • adresse email,
    • numéro de téléphone
  • responsable signataire des documents administratifs
    • prénom et nom
    • adresse email,
    • numéro de téléphone

Note

Plusieurs cas de figures ne sont pas encore gérés, mais le seront prochainement :

  • le contact commercial et le responsable signataire sont la même personne ;
  • le contact commercial est aussi un stagiaire.

En attendant, il faut copier les informations…

Important

Les adresses email sont importantes pour transmettre le lien d'accès privé à votre client !

De plus, il peut être nécessaire de disposer du numéro de téléphone de la personne responsable dans le cas d'une signature électronique.

Options importantes pour le bilan pédagogique financier

Principale source de financement

Pour un particulier utilisant ses frais personnel, il faut sélectionner l'option Contrats conclus avec des personnes à titre individuel.

La liste des options provient de ce CERFA en page 1.

Sources de financement
  • Entreprise pour la formation de ses salariés
  • Organismes paritaires collecteurs ou gestionnaires des fonds de la formation
    • contrat d'apprentissage
    • contrat de professionnalisation
    • promotion ou reconversion en alternance
    • congé individuel de formation ou projet de transition professionnelle
    • compte personnel de formation
    • dispositif spécifique pour les personnes en recherche d'emploi
    • dispositif spécifique pour les travailleurs non-salariés
    • plan de développement des compétences ou autres dispositifs
  • Pouvoirs publics pour la formation de leurs agents (État, collectivités territoriales, établissements publics à caractère administratif)
  • Pouvoirs publics pour la formation de publics spécifiques
    • Instances européennes
    • État
    • Conseils régionaux
    • Pôle emploi
    • Autres ressources publiques
  • Contrats conclus avec des personnes à titre individuel et à leurs frais
  • Contrats conclus avec d’autres organismes de formation
  • Autres produits au titre de la formation professionnelle continue

Objectif de la prestation

Explications détaillées dans le même CERFA ci-dessus.

Choisissez « autre formation professionnelle continue » si aucun autre choix ne convient. C'est celui à choisir lorsqu'il n'y a aucun cadre particulier.

Objectifs de la prestation
  • Autre formation professionnelle continue
  • Bilan de compétences
  • Actions d'accompagnement à la validation des acquis d'expérience
  • certification (dont CQP) ou habilitation enregistrée au répertoire spécifique (RS)
  • CQP non enregistré au RNC ou au RS
  • Diplôme ou titre à finalité professionnelle (hors CQP) inscrit au RNCP
    • Niveau 6 à 8 (licence, master, diplôme d’ingénieur, doctorat)
    • Niveau 5 (BTS, DUT, écoles de formation sanitaire et sociale…)
    • Niveau 4 (BAC professionnel, BT, BP, BM…)
    • Niveau 3 (BEP, CAP,…)
    • Niveau 2
    • certificat de qualification professionnelle (CQP) sans niveau de qualification

Tarif

Indiquez le tarif total négocié avec le client (c'est le montant que vous allez facturer !). Trois cas de figures sont possibles mais un seul choix doit être fait dans les options :

  • votre OF n'est pas assujetti à la TVA (association, micro-entreprise), vos tarifs ne comportent pas de TVA et sont considérés TTC ;
  • votre OF est assujetti à la TVA (entreprise), vos tarifs sont hors taxe et le montant TTC est précisé en sus ;
  • votre OF est assujetti à la TVA (entreprise) mais vous êtes exonéré de TVA sur l'activité de formation (article 261 du CGI) : vos tarifs sont hors taxe et il n'y a de TVA que sur les frais non-pédagogiques.

Si vous avez défini des créneaux horaires une fenêtre s'affichera à droite Pour information avec le total du nombre d'heure, le tarif horaire.

Acompte

Vous pouvez définir un acompte dont le client devra s'acquitter avant le début de la session. Le bouton indiquant 30 % sur la capture permet de calculer automatiquement un acompte du pourcentage indiqué, mais vous pouvez changer cette valeur à la main.

À noter que le pourcentage proposé est paramétrable dans les options d'OPAGA par votre responsable de formation.

Documents administratifs

Dans la partie Documents administratifs pour la session sont listés les documents concernant le contexte « client », c'est-à-dire que vous en aurez un pour chaque client. La liste de ces documents est gérée au niveau de chaque organisme de formation dans la section Modèles dans le backoffice.

Voir comment gérer les documents administratifs.

Créneaux contractualisés

Parfois le client vous demande un allègement de la formation, parce que son ou ses stagiaires maîtrisent déjà certaines parties, certains modules. C'est à vous de déterminer, en concertation avec le client, si vous accordez un tel allègement.

Dans ce cas, vous pourrez décocher les créneaux auxquels le client ne souscrit pas, cela recalcule le temps de formation et vous permet de créer les feuilles d'émargement adaptées.

Le client est un particulier

Important

L'interface est amenée à changer pour les particuliers.

Un seul tableau de bord sera proposé, affichant les seules informations client nécessaire et les informations de stagiaire.

Lors de la création d'un nouveau client, vous pouvez choisir de créer un particulier. C'est le choix à faire lorsque votre client n'a pas de numéro de Siret.

Un client particulier ne doit avoir qu'un seul stagiaire, lui-même. Pour l'instant, il faut répéter les infos, mais comme informatiquement parlant c'est une aberration (on ne stocke pas deux fois la même information), cela va évoluer.

Ses modes de financement sont limités. Cela peut être dans certains cas

  • promotion ou reconversion en alternance (Pro-A) si le stagiaire n'est pas en contrat de travail

ou

  • congé individuel de formation ou projet de transition professionnelle
  • compte personnel de formation
  • dispositif spécifique pour les personnes en recherche d'emploi

ou encore

  • Contrats conclus avec des personnes à titre individuel et à leurs frais.

Le client organise la session de formation

Si votre client est lui-même un organisme de formation, alors vous êtes sous-traitant. Les informations à saisir sont beaucoup plus réduites (comme votre chiffre d'affaires d'ailleurs).

Dans l'identité du client vous devez préciser son numéro de déclaration d'activité auprès de la Dreets de sa région (parfois appelé numéro d'organisme de formation). Vous pouvez trouver vous-même cette information (et au passage vous assurer que vous avez bien à faire à un organisme de formation) dans la liste du gouvernement.

La partie financière doit être remplie avec :

  • le tarif total
  • d'éventuels frais non pédagogiques
  • le nombre de stagiaires
  • le nombre d'heures de la session
  • le nombre d'heures × stagiaires qui n'est pas forcément le produit des deux précédentes valeurs ! Pensez à décompter les absences éventuelles de stagiaires à certains créneaux.

Tout en bas de l'onglet Session se trouve une zone de libre dépôt de fichiers. Vous pouvez y déposer le contrat de sous-traitance qui vous lie à l'OF organisateur.