Gérer les documents administratifs

Actions de base

Un certain nombre de colonnes vous permettent d'agir sur chacun des documents :

  • Brouillon : commencez toujours par créer un brouillon. Cliquez sur Créer, par exemple, sur la ligne de la convention de formation professionnelle. Vous pouvez ainsi télécharger la convention :

  • Final : une fois votre brouillon relu vous pourrez créer la version finale, sauf si le document nécessite la signature de votre responsable de formation.
  • Signature responsable : si le document nécessite la signature de votre responsable, le bouton Demander lui signale que vous souhaitez une signature. Attention actuellement aucun mail n'est envoyé (fonction à venir), mais il apparaît dans le tableau de bord du⋅de la responsable de formation.
  • Diffuser : une fois votre document finalisé, vous pouvez le diffuser à votre client. Il apparaîtra dans son tableau de bord. Et un email lui sera envoyé lorsque cette fonction sera implémentée.
  • Scan : vous avez la possibilité de déposer ici un scan ou une version signée numériquement par un tiers (par exemple, par le client).
  • Supprimer à n'utiliser qu'en dernier recours, vous devrez alors tout recommencer.

Signature

Quatre entités peuvent être amenées à devoir signer un document :

  • le⋅la responsable de formation, représentant l'organisme de formation en tant que prestataire ; les documents concernés ne peuvent être finalisés par le⋅la formateur⋅trice (seul le brouillon est possible) et doivent être validés par un responsable.
  • le client (dont par le⋅la représentante de la personne morale cliente).
  • le⋅la stagiaire.
  • le⋅la formateur⋅trice.

Un document peut être signé par plusieurs entités. Ces entités signatrices sont définies au niveau du modèle de document.

Complétez les paramètres personnalisés

Un modèle de document est constitué de texte et de mots-clés qui sont remplacés par la valeur attendue lorsque vous créez le document. OPAGA offre aux responsables de formation d'ajouter des mots-clés personnalisés, non prévus dans OPAGA. Comme ils ne sont pas reliés à la base de données, c'est à vous de renseigner les valeurs attendues.

Si vous voyez un crayon à gauche du bouton Créer de la colonne Brouillon, alors ce document comporte des champs personnalisés.

Cliquez sur le crayon pour ouvrir le formulaire qui vous permettra de les renseigner.

Renseignez tous les champs. Cela peut être un simple Oui/Non, un texte ou un nombre.

Certains champs peuvent avoir une valeur par défaut. C'est une information saisie par votre responsable de formation qui peut vous aider, surtout lorsque le champ est un texte. Cliquez sur le bouton Valeur par défaut pour la copier dans la zone de texte.

Enfin validez et constatez que le crayon a viré au vert, signifiant que tous les champs personnalisés sont bien renseignés.

Vous pouvez à nouveau cliquer sur le crayon pour modifier ces champs si nécessaire. Ils sont désormais enregistrés dans le document, vous n'avez pas besoin de les saisir à chaque création de ce document. En revanche, vous devez saisir ces informations pour tous les autres documents basés sur le même modèle.

Contrôle des informations manquantes

Une fois le brouillon créé, une pastille vous informe de la complétion ou non de votre document.

  • Si la pastille est verte avec une coche à l'intérieur, tout va bien, c'est complet, vous pouvez créer la version finale.
  • En revanche, si la pastille est rouge avec un nombre à l'intérieur, ce nombre vous indique le nombre de champs incomplets. Cliquez sur la pastille rouge pour ouvrir la boîte de messages, en bas de l'écran, qui vous renseigne que les champs manquants (et que vous devez compléter avec de finaliser le document ou d'en demander la signature).

Vous pouvez également visionner le PDF : les champs manquants sont remplacés par leur description sur fond noir.

Attention

Si malgré tout vous assumez les champs manquants, vous pouvez tout de même produire le document final. Tous les manques sont alors ignorés et laissés blancs dans le PDF.