Gérer les documents administratifs

Un certain nombre de colonnes vous permettent d'agir sur chacun des documents :

  • Brouillon : commencez toujours par créer un brouillon. Cliquez sur Créer, par exemple, sur la ligne de la convention de formation professionnelle. Vous pouvez ainsi télécharger la convention :

  • Final : une fois votre brouillon relu vous pourrez créer la version finale, sauf si le document nécessite la signature de votre responsable de formation.
  • Signature responsable : si le document nécessite la signature de votre responsable, le bouton Demander lui signale que vous souhaitez une signature. Attention actuellement aucun mail n'est envoyé (fonction à venir), mais il apparaît dans le tableau de bord du⋅de la responsable de formation.
  • Diffuser : une fois votre document finalisé, vous pouvez le diffuser à votre client. Il apparaîtra dans son tableau de bord. Et un email lui sera envoyé lorsque cette fonction sera implémentée.
  • Scan : vous avez la possibilité de déposer ici un scan ou une version signée numériquement par un tiers (par exemple, par le client).
  • Supprimer à n'utiliser qu'en dernier recours, vous devrez alors tout recommencer.

Signature

Quatre entités peuvent être amenées à devoir signer un document :

  • le⋅la responsable de formation, représentant l'organisme de formation en tant que prestataire ; les documents concernés ne peuvent être finalisés par le⋅la formateur⋅trice (seul le brouillon est possible) et doivent être validés par un responsable.
  • le client (dont par le⋅la représentante de la personne morale cliente).
  • le⋅la stagiaire.
  • le⋅la formateur⋅trice.

Un document peut être signé par plusieurs entités. Ces entités signatrices sont définies au niveau du modèle de document.