OPAGA

Cette page compile toute la documentation disponible sur OPAGA et est donc susceptible d'évoluer souvent.

Fonctionnement général

En tant que formateur⋅trice vous allez :

• Produire des fiches de formation, dites formation sur étagère, des programmes génériques avec un tarif indicatif. Dans la pratique, vous ne vendrez jamais (ou très rarement) cette prestation telle quelle. Ces fiches vous servent à communiquer, à être visible publiquement (même si vous conservez le choix de ne pas les rendre publiques). Elle servent aussi de base pour programmer des sessions dont le programme sera personnalisé (dans la logique Qualiopi vous devrez toujours vous adapter aux attentes de vos clients).
• Programmer des sessions de formation.
  • des sessions en intra-entreprise à la demande d'un client. Ces sessions n'ont pas vocation à être publiques, donc pas visibles dans l'agenda.
  • des sessions en inter-entreprise publiées sur le site afin d'attirer les prospects.
  • des sessions en sous-traitance, non publiques, dont la vocation est surtout de noter les quelques informations nécessaires au bilan pédagogique et financier.

OPAGA ne propose pas cette distinction entre inter, intra et sous-traitance car trop restrictive. Le fonctionnement général est de :

• choisir la visibilité de la session dans l'agenda ;
• ajouter un ou des clients : si un seul client on est sur le l'intra, si un client est un autre organisme de formation alors, vous êtes sous-traitant. Mais vous pouvez, dans une même session, avoir des clients en direct (inter) et de la sous-traitance parce qu'un autre OF vous apporte des stagiaires.
• pour chaque client vous pouvez ensuite inscrire un ou des stagiaires (sauf si le client est un particulier alors, il est le seul stagiaire, et si le client est un OF vous n'avez qu'à noter le nombre de stagiaires et d'heures).

Fonctionnalités

OPAGA est le logiciel libre de gestion administrative de la formation professionnelle.

Si vous êtes formateur ou formatrice, OPAGA vous permet de :

• produire votre catalogue de formations (fiches génériques présentant vos parcours de formation) ;
• renseigner votre profil de formateur (CV, description, références, etc.) ;
• programmer vos sessions de formation (événements avec dates et lieu) ;
• gérer vos clients et renseigner toutes les informations financières ;
• gérer les stagiaires de vos clients ;
• gérer les évaluations de vos stagiaires ;
• produire facilement les documents administratifs et les faire valider par votre responsable de formation ;
• enregistrer vos actions de veille (métier et compétences, juridique et administratif, pédagogique) ;
• exporter des données vers d'autres logiciels (au format tableur).

Si, vous êtes responsable de formation, OPAGA vous permet de :

• gérer l'équipe pédagogique (créer les formateurs, les activer) ;
• gérer les informations des lieux habituels de formation ;
• avoir une vue d'ensemble sur les sessions sur une période donnée ;
• produire le bilan pédagogique et financier ;
• gérer les options générales ;
• gérer la mise en page des documents PDF.

OPAGA est une extension pour WordPress.

Pour commencer, connectez-vous à OPAGA !

Cette documentation peut être reproduite, modifiée à partir de sa source disponible sur : https://framagit.org/dimitrirobert/documentation-opaga/

Connexion

Trouvez le lien de connexion pour vous authentifier sur WordPress. La présentation dépend de la mise en forme de votre site de formation : par exemple, chez Coopaname, le lien de connexion est dans la barre de menu.

Cela vous mène sur la page dont l'URL est /login/ :

Saisissez votre identifiant ou votre adresse email, ainsi que votre mot de passe.

Vous arrivez ensuite sur votre tableau de bord personnel. Ici, l'exemple du tableau de bord d'un formateur.

Vous êtes formateur⋅trice

Soignez votre profil

Au début vous devez renseigner un certain nombre d'informations. À priori, vous n'aurez à le faire qu'une seule fois, mais vous devrez vous assurer que ces informations sont toujours à jour (notamment votre CV).

• Renseigner votre fiche de formateur
• Rédiger des programmes de formation

Gérez vos sessions, clients, stagiaires

Votre gestion courante dans OPAGA concerne votre activité.

• Programmer une nouvelle session
• Gérer les clients
• Gérer les stagiaires
• Produire les documents
• Finaliser la session

Tableau de bord

Le tableau de bord est la page sur laquelle vous arrivez lorsque vous vous connectez. Il reprend les informations importantes pour les formateur⋅ices.

• Agenda : retrouvez rapidement les listes de vos sessions en cours, futures et passées. D'ici vous avez également le bouton pour créer rapidement une session en sous-traitance sans passer par le catalogue.
• Catalogue : liste de vos programmes de formation. À partir d'un programme de formation vous pouvez programmer une session.
• Profil de formateur⋅ice : votre profil à remplir, certains champs sont obligatoires du point de vue de Qualiopi et pour promouvoir vos prestations depuis le site public.
• Veille : un bloc-notes pour noter votre veille.

Profil de formateur⋅trice

Dans le cadre de l'indicateur 1 de Qualiopi vous devez informer vos clients sur les prestations proposées. Cela passe, entre-autres, par l'information sur les intervenants.

Les informations saisies dans cet onglet seront reprises dans le document de proposition de formation envoyé au client avec le devis.

• Photo et CV : parcourez votre disque local et déposez une image pour la photo, un document PDF pour le CV.
• La photo n'est pas obligatoire.
• Le CV est obligatoire, mais vous pouvez mettre un lien vers un CV en ligne plutôt que de déposer un PDF. Si vous renseignez les deux champs (inutile) le PDF sera ignoré. Attention, un lien vers votre profil LinkedIn ne sera visible que par les abonnés à ce service. Vous devez fournir un CV public !
• L'activité doit être décrite de manière concise et précise concernant le métier du⋅de la formateur⋅rice. Ce champ peut être utilisé dans la convention.
  • Dans un contexte de CAE (coopérative d'activités et d'emploi), les coopérateurs peuvent avoir leur propre marque, différente du nom de la coopérative. Vous pouvez faire apparaître cette marque dans vos documents.
• La présentation succincte vous permet d'indiquer, par exemple, des éléments d'expérience qui montrent que vous connaissez votre sujet de formation.
• Les réalisations (champ totalement libre et non obligatoire). Mettez ici des choses que vous souhaitez montrer au public.

Rédigez un programme de formation

Catalogue du/de la formateur⋅trice

Depuis votre tableau de bord, dans l'onglet Catalogue, cliquez sur Nouvelle formation. Notez que vous pouvez modifier un programme de formation existant en cliquant sur le titre dans le tableau représentant votre catalogue de formations.

La colonne Complétion vous montre l'état d'avancement vers un programme complet et publiable. Passez la souris pour afficher, dans une infobulle, les noms des champs manquants.

La colonne Visibilité catalogue détermine si cette formation sera visible publiquement. Cette case à cocher est également disponible dans la page de modification d'une formation.

La colonne Programmer une session vous propose un raccourci pour créer une session à partir de cette formation. Pas d'ouverture de nouvelle fenêtre, vous êtes automatiquement affecté à l'équipe pédagogique et la page de gestion de la session est chargée.

Informations administratives

Titre de la formation

Donnez un titre précis, évocateur du contenu de votre formation. Il peut être long, mais pas trop. Il doit rester généraliste et attractif. Notez que vous pourrez le modifier dans une session si la personnalisation du parcours de formation vous y invite.

Fiche publiée au catalogue

Cochez cette case pour que votre formation soit visible au catalogue. Si vous ne cochez pas cette case, cette fiche formation sera tout de même accessible pour programmer une session.

La question ici est seulement de savoir si vous souhaitez que cette formation apparaisse publiquement sur le site Web ou non.

Spécialité

Appréciez le contenu de votre formation et trouvez la spécialité qui correspond le mieux. Si elle correspond à plusieurs spécialités, optez pour la catégorie englobante.

L'info-bulle donne des précisions sur la classification.

Formateur⋅trices

Sélectionnez dans votre équipe pédagogique les personnes animant habituellement cette formation. Utilisez la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs noms.

Il sera toutefois possible de programmer une session animée par une personne non sélectionnée ici.

Durée prévue en heures

Indiquez ici la durée que vous prévoyez pour le suivi d'une session de cette formation. La durée doit être saisie en décimal : pour une heure trente, indiquez 1,5.

Rien ne vous empêche par la suite de programmer des sessions plus longues ou plus courtes selon les désirs de vos clients, mais en restant réaliste par rapport au parcours prévu.

Tarifs

Vous devez à minima mentionner le tarif par stagiaire. Saisissez donc un tarif horaire ou total. Vous devez avoir renseigné la durée si vous souhaitez que le calcul soit automatique.

L'époque où la journée de formation durait forcément sept heures étant révolue, il n'y a pas de tarif journalier.

Vous pouvez indiquer un tarif de groupe à destination des clients souhaitant former plusieurs personnes.

Si vous le définissez dans les options d'OPAGA vous pouvez préciser d'autres tarifs (par exemple, un tarif réduit pour les particuliers, les membres de votre association, etc.)

Ces tarifs sont indiqués dans le catalogue mais ne vous contraignent aucunement. Vous pouvez programmer des sessions avec un tarif public différent. De même, vous négocierez un tarif avec vos clients qui sera peut-être encore différent (même au sein d'une même session).

Parcours pédagogique

Présentation générale

Présentation commerciale de la formation. Elle est succincte mais on doit comprendre de qui il s'agit.

Pas de formalisme administratif, elle doit convaincre les clients de vous contacter.

Objectifs professionnels

Objectifs généraux, qu'est-ce que cette formation va apporter aux stagiaires dans leur quotidien professionnel.

Objectifs pédagogiques

Indiquez ici les compétences à acquérir entraînant un changement dans les savoirs, les savoir-être et/ou les savoir-faire des stagiaires. Chaque objectif à évaluer est décomposé en trois parties.

• Un verbe d'action qui décrit un comportement observable. Vous pouvez vous inspirer de la taxonomie de Bloom.
• La ou les contraintes imposées (moyen, lieu, méthode) au stagiaire pour atteindre l'objectif.
• Les critères de réussite qualitatifs ou quantitatifs, tels qu'un pourcentage d'erreur, une durée limitée.

Chaque objectif représente un but à atteindre, une acquisition de compétence. Il doit être suffisamment précis pour vous permettre de l'évaluer facilement, mais pas trop pour ne pas vous engager sur des objectifs intenables.

Pré-requis

Indiquez précisément les compétences et/ou le niveau requis pour suivre cette formation. Si cette formation n'a pas de pré-requis, il faut tout de même l'indiquer.

C'est aussi une garantie pour le formateur que de préciser ce qui est indispensable avant l'entrée en formation des stagiaires.

Public concerné

À quel type de public s'adresse cette formation. Évitez le « tout public » essayez d'être un peu précis, mais pas trop pour ne pas en restreindre l'accès inutilement.

Modalités pédagogiques

Précisez votre méthode et vos techniques pédagogiques. Comment vous échangez avec vos stagiaires, qu'est-ce que vous leur demandez, la part de théorie et de pratique, comment se passe la pratique, etc.

Distinguez ce qui se passe en présence et à distance, si plusieurs modes sont possibles.

Ressources pédagogiques

Y a-t-il des supports pédagogiques, des ressources à utiliser pendant la session ?

Indiquez ici tout le contenu que vous transmettez et laissez à vos stagiaires en amont, pendant et en aval de la session.

Modalités d'organisation

Indiquez ici la part de présence et de distance.

Indiquez également la durée (même si elle est précisée par ailleurs) et comment se répartissent les heures de formation dans le temps (pas forcément des journées de 7h).

Indiquez aussi le degré de personnalisation du contenu pour les stagiaires.

Matériel pédagogique

Indiquez le matériel utilisé et celui nécessaire pour chaque stagiaire.

Qui fournit le matériel ? Disposez-vous d'une salle équipée ? Avez-vous une batterie d'ordinateur que vous pouvez déployer chez le client ?

Par exemple, en présence vous aurez peut-être besoin d'un vidéo-projecteur et que chaque stagiaire soit muni d'un ordinateur.

De même, à distance, quels moyens techniques mettez-vous en œuvre ? Un logiciel de visio-conférence, une plateforme pédagogique, un pad, un partage de fichiers, etc.

Accessibilité

Comment prenez-vous en compte les personnes souffrant de handicap ? Disposez-vous d'une salle équipée et accessible ?

Sinon, comment peuvent se manifester les stagiaires concernés en amont de la session ?

Modalités d'inscription et délai d'accès

Qui est l'interlocuteur des clients et stagiaires ? Comment se déroule la procédure entre le désir de suivre une formation et l'inscription ferme ? Prise de contact, entretien, etc.

Quels délais sont à prévoir ? Dans le cas d'un financement par un OPCO (prévoir au moins un mois) ? un financement sur fonds privés ?

Programme

Programme de votre parcours de formation.

Vous pouvez le découper en jours, en modules. Il faut que ce soit clair et précis.

Cependant, n'oubliez pas que le programme (comme le reste) vous engage, ne vous emballez pas trop !

Évaluation des pré-requis et des objectifs pédagogiques

Comme dit précédemment, vous devez évaluer les compétences de vos stagiaires avant et après la session. Ici vous pouvez créer des questionnaires simples : mentionnez une suite de compétences (une par ligne) et cela crée une auto-évaluation où les stagiaires indiquent leur niveau de maîtrise entre 1 et 5.

C'est forcément imparfait, limité, donc n'hésitez pas à utiliser d'autres solutions comme Framaforms (questionnaire libre en ligne basé sur YakForms), LimeSurvey (logiciel d'un niveau avancé pour conduire des études statistiques), un LMS (learning managing system ou plateforme pédagogique) tel que Moodle qui permet de créer des questionnaires.

Propriété intellectuelle

Au cours de vos actions de formation vous allez transmettre des contenus. Indiquez ici les droits dont disposeront éventuellement les stagiaires. Cette information peut être reprise dans la convention de formation et le contrat de formation à titre individuel.

Programmez une session de formation

Cas classique

Cela se fait depuis votre tableau de bord, dans l'onglet Catalogue.

Généralement vous allez créer une session à partir d'un programme de formation. Depuis le tableau de vos formations cliquez sur le bouton avec une horloge dans la colonne Programmer une session. Cela crée la session et vous envoie directement sur sa page de gestion.

Hors catalogue ou sous-traitance

Si vous créez une session sans le support d'un programme de formation (pour une session unique que vous ne reproduirez pas ou si vous êtes uniquement sous-traitant), utilisez le bouton Nouvelle session.

Cela vous ouvre une fenêtre vous demandant des renseignements minimalistes. Indiquez un titre et validez.

La page se recharge ensuite sur la session nouvellement créée.

Veille

L'onglet Veille vous permet de noter des éléments de votre veille, particulièrement la veille métier (indicateur 24).

Les indicateurs 23, 24 et 25 du critère 6 de Qualiopi précisent que les formateur⋅rices réalisent trois types de veille :

23. Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

Cette veille est réalisée par l'organisme de formation et transmise aux intervenants.

24. Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

Cette veille doit être effectuée par les formateur⋅ices, qui doivent se tenir au courant des évolutions de leurs domaines de compétence et adapter leurs prestations.

Veuillez prendre soin de noter vos actions et les enseignements que vous en tirez, même ce qui vous paraît implicite.

25. Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

Cette veille peut être réalisée par l'organisme de formation et transmise aux intervenants et/ou par les intervenants aux-mêmes et partagée à l'équipe pédagogique.

Gestion des sessions

Informations indispensables à renseigner dès le début

Pour que votre session soit publiable vous devez au minimum :

• dans l'onglet Dates définir une ou des dates ainsi que les créneaux horaires (les dates et créneaux peuvent être modifiés à posteriori) ;
• dans l'onglet Lieu définir un lieu où va se dérouler la session (peut également être modifié à posteriori) ;
• si vous avez choisi une formation du catalogue, vérifiez dans l'onglet Formation que toutes les informations sont bien présentes et correctes ;
• si vous avez créé une session unique sans lien avec le catalogue, vous devez remplir tout l'onglet Formation (reportez-vous à rédigez un programme de formation pour les détails) ;
• dans l'onglet Session et dans le cas où votre session est publiée dans l'agenda, fixez un prix public par stagiaire, ainsi que la fourchette de stagiaires que vous acceptez et assurez-vous d'avoir au moins un formateur. Si vous proposez une session privée (en intra-entreprise ou en sous-traitance par exemple), ces informations ne sont pas utilisées.

Il n'y a pas de notion de session inter, intra) ou en sous-traitance. C'est le nombre et/ou la typologie des clients qui gère cet aspect.

À partir de là, vous pouvez éventuellement rendre publique la session (si vous êtes dans une logique de session inter-entreprises) ou ajouter votre premier client dans l'onglet Clients/stagiaires.

Vérifier le contenu de la formation

Dans l'onglet Formation vous trouverez tout ce que vous avez déjà défini dans le programme de formation du catalogue. Cela vous sert de base. Vous êtes libre d'adapter chacun des champs en fonction de votre session, voire de votre unique client.

Définir le planning

Dans l'onglet Dates vous indiquez les dates et les créneaux horaires de votre session.

Ajoutez une date

Cliquez sur le bouton + Date et choisissez la première date dans le calendrier qui s'affiche.

Ajoutez un créneau

Une fois la date créée, utilisez le bouton + Créneau et définissez-le (heure de début et de fin, type de créneau).

Dupliquez les dates et créneaux

Généralement les journées de sessions de formation se ressemblent dans leur organisation (et c'est mieux pour les stagiaires), donc utilisez les boutons Copie + 1j et/ou Copie + 7j pour dupliquer la date et ses créneaux respectivement le lendemain et la semaine suivante.

Vous pouvez modifier les dates à posteriori, de même que les créneaux. Cette fonction de copie de date n'est là que pour faciliter la saisie.

Décalez toute la session

Il arrive souvent, lorsque le nombre de stagiaires n'est pas suffisant, que vous choisissiez de décaler votre session à une période ultérieure.

Si votre session comporte plusieurs dates (à partir de deux) vous disposez alors du champ Décaler la première date qui ouvre un nouveau calendrier. Choisissez la nouvelle première date puis validez.

Toutes vos dates sont alors décalées en conservant les mêmes intervalles. Vous pouvez être amenés à rectifier certaines qui tomberaient le week-end (le jour de la semaine en mentionné pour chaque date) ou un jour férié (prochainement les jours fériés français seront intégrés).

Finalisez la session

Gérer un client

Vous pouvez créer autant de clients que vous le souhaitez. Il existe deux types de client spécifique :

• Le particulier est une personne physique : la procédure est différente d'une personne morale et il est également l'unique stagiaire de ce client.
• L'organisme de formation qui organise la session : vous agissez alors en sous-traitance. La procédure est grandement allégée, vous ne devez fournir que quelques informations pour le bilan pédagogique et financier, votre client s'occupant de toute l'organisation.

Hors de ces deux cas de figures vous aurez affaire à une personne morale.

Sommaire

• Créez un client
• Le tableau de bord client
• Sources de financement
• Gérez les documents administratifs
• Créneaux contractualisés
• Le client est un particulier
• Vous êtes sous-traitant

Créer un nouveau client

Pour ajouter un client, cliquez dans l'onglet Clients/stagiaires, puis sur Ajouter client.

Deux cas particuliers sont gérés ici :

• le client est un autre organisme de formation (vous agissez en sous-traitant)
• le client est un particulier

En dehors de ces deux cas de figure, choisissez Toute autre personne morale.

Renseignez le nom ou raison sociale et cliquez sur Valider.

Tableau de bord client

Le tableau de bord vous montre toutes les informations concernant le client. Vous devez remplir :

• numéro de contrat en interne dans votre organisme (champ additionnel à (dés)activer dans les options)
• adresse postale,
• code postal,
• ville,
• téléphone,
• pays (si différent de la France),
• numéro de RCS (registre du commerce et des sociétés),
• numéro de Siret,
• responsable signataire des documents administratifs
  • prénom et nom
  • adresse email,
  • numéro de téléphone
• contact commercial (si différent du responsable)
  • prénom et nom,
  • adresse email,
  • numéro de téléphone

Options importantes pour le bilan pédagogique financier

Principale source de financement

Pour un particulier utilisant ses frais personnel, il faut sélectionner l'option Contrats conclus avec des personnes à titre individuel.

La liste des options provient de ce CERFA en page 1.

Objectif de la prestation

Explications détaillées dans le même CERFA ci-dessus.

Choisissez « autre formation professionnelle continue » si aucun autre choix ne convient. C'est celui à choisir lorsqu'il n'y a aucun cadre particulier.

Tarif

Indiquez le tarif total négocié avec le client (c'est le montant que vous allez facturer !). Trois cas de figures sont possibles mais un seul choix doit être fait dans les options :

• votre OF n'est pas assujetti à la TVA (association, micro-entreprise), vos tarifs ne comportent pas de TVA et sont considérés TTC ;
• votre OF est assujetti à la TVA (entreprise), vos tarifs sont hors taxe et le montant TTC est précisé en sus ;
• votre OF est assujetti à la TVA (entreprise) mais vous êtes exonéré de TVA sur l'activité de formation (article 261 du CGI) : vos tarifs sont hors taxe et il n'y a de TVA que sur les frais non-pédagogiques.

Si vous avez défini des créneaux horaires une fenêtre s'affichera à droite Pour information avec le total du nombre d'heure, le tarif horaire.

Acompte

Vous pouvez définir un acompte dont le client devra s'acquitter avant le début de la session. Le bouton indiquant 30 % sur la capture permet de calculer automatiquement un acompte du pourcentage indiqué, mais vous pouvez changer cette valeur à la main.

À noter que le pourcentage proposé est paramétrable dans les options d'OPAGA par votre responsable de formation.

Documents administratifs client

Dans la partie Documents administratifs pour le client sont listés les documents concernant le contexte « client », c'est-à-dire que vous en aurez un pour chaque client. La liste de ces documents est gérée au niveau de chaque organisme de formation dans la section Modèles dans le backoffice.

Voir comment gérer les documents administratifs.

Créneaux contractualisés

Parfois le client vous demande un allègement de la formation, parce que son ou ses stagiaires maîtrisent déjà certaines parties, certains modules. C'est à vous de déterminer, en concertation avec le client, si vous accordez un tel allègement.

Dans ce cas, vous pourrez décocher les créneaux auxquels le client ne souscrit pas, cela recalcule le temps de formation et vous permet de créer les feuilles d'émargement adaptées.

Le client est un particulier

Lors de la création d'un nouveau client, vous pouvez choisir de créer un particulier. C'est le choix à faire lorsque votre client n'a pas de numéro de Siret.

Un client particulier est également l'unique stagiaire. Aussi les tableaux client et stagiaire sont fusionnés pour ne faire apparaître, sur un seul tableau, que les informations nécessaires.

Informations personnelles

Le strict minimum est demandé :

• Prénom, nom, adresse postale pour établir la facture.
• Numéro de téléphone et/ou adresse email pour échanger, gérer la relation.

Financement

Ses modes de financement sont limités. Cela peut être dans certains cas

• promotion ou reconversion en alternance (Pro-A) si le stagiaire n'est pas en contrat de travail

ou

• congé individuel de formation ou projet de transition professionnelle
• compte personnel de formation
• dispositif spécifique pour les personnes en recherche d'emploi

ou encore

• Contrats conclus avec des personnes à titre individuel et à leurs frais.

Échéancier

Habituellement vous demandez un acompte avant le début de la session. L'acompte ne peut dépasser les 30% du montant total. L'acompte est également un engagement juridique à payer le reste du montant.

Vous devez rédiger un échéancier de paiement. Le champ Échéancier est un champ libre qui vous permet de détailler le calendrier de paiement. Cet échéancier sera automatiquement reporté dans le contrat de formation professionnelle à titre individuel le document vous permettant de contracter avec un particulier.

L'acompte n'a pas à être mentionné dans l'échéancier, il est géré par ailleurs dans le document. En revanche, vous devez au moins indiquer le solde.

Informations concernant le stagiaire

Les informations telles que le statut du stagiaire sont identiques à celles que l'on trouve dans une fiche stagiaire classique.

Les évaluations et le recueil des besoins également.

Consultez la page Gérer les stagiaires pour plus de détails.

Documents

Dans la liste des documents vous devez pouvoir créer le contrat de formation professionnelle à titre individuel. S'il n'apparaît pas, demandez à votre responsable de formation de le rendre disponible (le modèle doit être disponible pour les contrats en direct, personne physique et pour l'entité client).

Le client organise la session de formation

Si votre client est lui-même un organisme de formation, alors vous êtes sous-traitant. Les informations à saisir sont beaucoup plus réduites (comme votre chiffre d'affaires d'ailleurs).

Dans l'identité du client vous devez préciser son numéro de déclaration d'activité auprès de la Dreets de sa région (parfois appelé numéro d'organisme de formation). Vous pouvez trouver vous-même cette information (et au passage vous assurer que vous avez bien à faire à un organisme de formation) dans la liste du gouvernement.

La partie financière doit être remplie avec :

• le tarif total
• d'éventuels frais non pédagogiques
• le nombre de stagiaires
• le nombre d'heures de la session
• le nombre d'heures × stagiaires qui n'est pas forcément le produit des deux précédentes valeurs ! Pensez à décompter les absences éventuelles de stagiaires à certains créneaux.

Si vos responsables de formation ont créé un modèle de document pour le contrat de sous-traitance, vous le trouverez dans la partie Documents administratifs pour le client. Vous pourrez alors déposer ce contrat, en demander la signature par votre responsable.

Vous pourrez exceptionnellement créer ce document à la demande de votre client, ou si votre client ne le fournit pas. Mais souvenez-vous que ce document doit émaner de votre client !

Si vous ne disposez pas de ce modèle de document vous pouvez toujours déposer le document dans la zone de téléchargement libre tout en bas de l'onglet Session.

Gérer les stagiaires

• Inscrivez vos stagiaires
• Tableau de bord stagiaire
• Gérez les documents administratifs
• Suivi de présence
• Recueil des attentes

Inscrire des stagiaires

Depuis le tableau de bord d'un client vous pouvez ajouter un ou plusieurs stagiaires. Sous la zone Pour infos vous trouverez le bouton Ajouter stagiaire.

Vous ouvrez ainsi une fenêtre qui vous permet de saisir les stagiaires un par un. Cette fenêtre est volontairement sobre car nous ne disposons pas toujours des informations complètes tout de suite. Comme pour un client, il y a lieu de compléter la fiche à posteriori.

Lorsque vous validez un stagiaire (bouton Valider ou touche Entrée), la fenêtre reste ouverte et le formulaire est nettoyé pour vous permettre de saisir plusieurs stagiaires d'affilée. Vous devez cliquer sur Fermer lorsque vous avez fini.

À noter que si votre OPAGA est configuré pour conserver le genre des stagiaires, il vous sera demandé dans cette fenêtre.

Renseigner chaque stagiaire

Chaque stagiaire dispose de son tableau de bord.

Pour le bilan pédagogique et financier, vous devez renseigner le statut (ou type) du stagiaire parmi les choix suivants :

• Salarié d'employeur privé hors apprentis
• Apprenti
• Personne en recherche d'emploi formée par votre organisme de formation
• Particulier à ses propres frais formé par votre organisme de formation
• Autres stagiaires

La dernière catégorie permet de classer tous les statuts qui ne rentrent pas dans les autres tels que les agents du public (hors apprentis), les dirigeants non-salariés, les bénévoles.

Pour le BPF il est également nécessaire de vérifier que le nombre d'heures indiqué est bien celui effectué par le⋅la stagiaire. Si ce n'est le cas, vous devez le modifier dans le champ Durée estimée en heures (décimal).

Documents administratifs

Dans la partie Documents administratifs pour la session sont listés les documents concernant le contexte « stagiaire », c'est-à-dire que vous en aurez un pour chaque client. La liste de ces documents est gérée au niveau de chaque organisme de formation dans la section Modèles dans le backoffice.

Voir comment gérer les documents administratifs.

Suivi de présence

Recueil des attentes

La dernière partie du tableau de bord stagiaire donne accès au recueil des besoins et attentes (modifiable par le stagiaire comme par le formateur) et aux résultats des évaluations.

La partie attentes, besoins et motivations est totalement libre. Le⋅la stagiaire peut ainsi s'exprimer sans cadre. Ce recueil peut également être fait par le⋅la formateur⋅trice lors d'un entretien téléphonique à l'issue duquel les deux parties valident le texte. Il s'agit du critère 4 de Qualiopi.

Ce recueil d'infirmations permet d'adapter la prestation pour mieux coller aux attentes (critère 10 de Qualiopi). L'idée étant, pour chaque stagiaire, d'atteindre les objectifs de la formation. Ainsi que favoriser l'engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours (critère 12 de Qualiopi).

Les évaluations telles que gérées actuellement permettent l'auto-positionnement des stagiaires sur des compétences relevant des pré-requis et des objectifs pédagogiques. L'évaluation des objectifs est proposée deux fois (avant et après la session de formation) afin d'évaluer la progression.

Cette partie évaluations va fortement évoluer afin d'offrir plus de souplesse et de possibilités.

Gérez les documents administratifs

Un certain nombre de colonnes vous permettent d'agir sur chacun des documents :

• Brouillon : commencez toujours par créer un brouillon. Cliquez sur Créer, par exemple, sur la ligne de la convention de formation professionnelle. Le bouton se change en Mettre à jour vous indiquant que vous pouvez créer à nouveau le document à tout moment. Vous pouvez télécharger la convention :

• Final : une fois votre brouillon relu vous pourrez créer la version finale, sauf si le document nécessite la signature de votre responsable de formation.
• Signature responsable : si le document nécessite la signature de votre responsable, le bouton Demander lui signale que vous souhaitez une signature. Attention un mail est envoyé à chaque responsable ayant pour tâche la signature des documents et il apparaît dans leur tableau de bord.
• Diffuser : une fois votre document finalisé, vous pouvez le diffuser à votre client. Il apparaîtra dans son tableau de bord. Et un email lui sera envoyé lorsque cette fonction sera implémentée.
• Scan : vous avez la possibilité de déposer ici un scan ou une version signée numériquement par un tiers (par exemple, par le client).
• Supprimer à n'utiliser qu'en dernier recours, vous devrez alors tout recommencer.

• Personnalisez certains paramètres
• Repérez les informations manquantes

Complétez les paramètres personnalisés

Un modèle de document est constitué de texte et de mots-clés qui sont remplacés par la valeur attendue lorsque vous créez le document. OPAGA offre aux responsables de formation d'ajouter des mots-clés personnalisés, non prévus dans OPAGA. Comme ils ne sont pas reliés à la base de données, c'est à vous de renseigner les valeurs attendues.

Si vous voyez un crayon à gauche du bouton Créer de la colonne Brouillon, alors ce document comporte des champs personnalisés.

Cliquez sur le crayon pour ouvrir le formulaire qui vous permettra de les renseigner.

Renseignez tous les champs. Cela peut être un simple Oui/Non, un texte ou un nombre.

Certains champs peuvent avoir une valeur par défaut. C'est une information saisie par votre responsable de formation qui peut vous aider, surtout lorsque le champ est un texte. Cliquez sur le bouton Valeur par défaut pour la copier dans la zone de texte.

Enfin validez et constatez que le crayon a viré au vert, signifiant que tous les champs personnalisés sont bien renseignés.

Vous pouvez à nouveau cliquer sur le crayon pour modifier ces champs si nécessaire. Ils sont désormais enregistrés dans le document, vous n'avez pas besoin de les saisir à chaque création de ce document. En revanche, vous devez saisir ces informations pour tous les autres documents basés sur le même modèle.

Contrôle des informations manquantes

Une fois le brouillon créé, une pastille vous informe de la complétion ou non de votre document.

• Si la pastille est verte avec une coche à l'intérieur, tout va bien, c'est complet, vous pouvez créer la version finale.
• En revanche, si la pastille est rouge avec un nombre à l'intérieur, ce nombre vous indique le nombre de champs incomplets. Cliquez sur la pastille rouge pour ouvrir la boîte de messages, en bas de l'écran, qui vous renseigne que les champs manquants (et que vous devez compléter avec de finaliser le document ou d'en demander la signature).

Vous pouvez également visionner le PDF : les champs manquants sont remplacés par leur description sur fond noir.

Exporter les données dans un tableur

Vous êtes responsable de formation

Vous avez donc un rôle de supervision et de configuration d'OPAGA.

Équipe pédagogique

• créez des comptes formateurs

Suivi de l'activité de formation

• bilan pédagogique et financier
• validez les documents

Configuration d'OPAGA

• description l'organisme de formation
• options spécifiques pour le fonctionnement d'OPAGA
• modèles de document

Site web public

• affichez le catalogue
• utilisez des codes court pour afficher du contenu

Valider un document

Créer des comptes

Vous devez être administrateur ou responsable de formation.

Pour ajouter des utilisateurs, passez par votre tableau de bord (accessible en cliquant sur Tableau de bord dans le menu de droite) puis l'onglet Comptes formeteurs/responsables.

Le bouton + vous permet d'ajouter des lignes pour créer plusieurs comptes en une fois. Toutes les lignes n'ont pas à être remplie.

Remplissez tous les champs.

Bilan pédagogique et financier

Le BPF est une obligation légale de tout organisme de formation. Il rend compte de l'activité de l'année précédente. Cette déclaration se fait généralement à partir du 1er avril (pour l'activité de l'année précédente) via Mon activité formation sur le site du ministère du Travail.

Il existe toujours le formulaire Cerfa 10443 et sa notice qui vous seront d'une aide précieuse.

OPAGA est basé sur ce formulaire Cerfa.

Votre BPF

Retrouvez, à tout moment, même avant la fin de l'année, votre BPF sur la page dédiée accessible depuis le menu de droite.

Cette page reprend la structure du Cerfa et donc toutes les informations que vous devez transmettre (sauf les informations qui n'ont pas lieu de se trouver dans OPAGA, telles que les salaires des formateurs, le chiffre d'affaire total de votre entreprise).

Toutes les informations compilées sur cette page proviennent des différentes sessions de l'année choisie¹, des clients et des stagiaires.

À la recherche des informations manquantes

Bien sûr, dans un monde idéal, le BPF serait prêt à copier-coller sur le site du ministère. Dans la vraie vie, il manque toujours des informations.

S'il y a des informations manquantes, elles sont recensées en rouge. De plus, en pied de chaque cadre un bouton vous permet d'ouvrir le détail des informations saisies, et surtout, celles non saisies.

Ainsi vous pourrez corriger, directement sur la page du BPF, ces informations.

Vous pouvez également utiliser les pages de gestion pour faire vos corrections.

URL et titre de la page du BPF

Si d’aventure vous souhaitiez modifier ou l'URL, ou le titre de cette page, rendez-vous dans les options d'OPAGA.

Options

Organisme de formation

Tâches

Options d'OPAGA

Deuxième onglet de la page OPAGA du backend de WordPress.

Première année d'activité

Par défaut est mentionnée ici l'année d'installation d'OPAGA. Cela sert à afficher la liste des années d'activité sur les pages BPF et pilote de sessions. À priori, vous ne devriez pas avoir à modifier cette valeur.

Pages spéciales

Un certain nombre de pages spéciales (définies virtuellement dans WordPress) pour des usages transversaux. Vous pouvez paramétrer l'URL d'accès (qui s'ajoute à l'URL de votre WordPress) et le titre.

Champs additionnels

Selon les usages divers des organismes de formation certaines paramètres peuvent être utile, mais pas à d'autres. Cette liste a vocation à grandir en fonction des retours des utilisateurs.

• Numéro de contrat pour les clients : si vous numérotez vos contrats en interne vous pourriez avoir envie de les reporter dans OPAGA. Cette information est utilisée pour trier les sessions dans le pilote de sessions.
• Lors de la création d'un document à signer, possibilité de préciser une date différente de celle du jour : parfois l'on doit antidater une signature. Or, les documents à signer comporte toujours la date du jour (mot-clé {today}). Cette option vous permet d'outrepasser le comportement normal. À utiliser avec parcimonie.
• Les formateurs peuvent avoir et mettre en avant leur propre marque : dans un contexte de CAE (coopérative d'activités et d'emplois), les formateur⋅trices peuvent avoir leur propre marque et vouloir la mettre en avant, en plus de leur nom et prénom.
• Enregistrer le genre des stagiaires : à des fins de statistiques relatives à des financements publics, il peut être nécessaire de connaître le genre des stagiaires.
• Permettre d'inscrire des stagiaires aléatoires : à des fins de tests cela vous permet de palier au manque d'inspiration lorsqu'il faut trouver des noms imaginaires.

Durée de validité des jetons d'accès

Les clients et les stagiaires accèdent à OPAGA via un lien privé composé d'un jeton d'accès. Vous pouvez ici choisir la durée (en heures) de validité maximale après premier accès. Si vous indiquez 0 les jetons seront valides sans limite.

Champs prédéfinis

Options PDF

Configuration avancée

Modèles de documents

Un modèle de document se compose de trois parties :

• en-tête
• corps
• pied de page

L'en-tête et le pied sont à créer une seule fois. Le corps sera propre à chaque type de document.

Un nouveau modèle

Le corps du modèle se défini en créant un contenu de type Modèle dans le sous-menu d'OPAGA à gauche.

Le titre est celui qui sera utilisé ensuite dans OPAGA pour désigner le document. Il n'est pas intégré automatiquement dans le document, c'est à vous de choisir son emplacement en utilisant le mot-clé document:titre.

En-tête et pied de page

Ces deux parties se définissent dans les options générales puis l'onglet Options PDF.

Hormis les mots-clés personnalisables qui n'ont pas d'utilité pour ces parties, la rédaction de l'en-tête et du pied de page est identique à celle du contenu.

Options de modèle

Le premier bloc vous permet de définir certaines options dont le contexte d'utilisation du document :

• type de contrat, direct ou en sous-traitance ;
• l'entité concernée (il peut y en avoir plusieurs), c'est-à-dire dans quel onglet sera géré ce document ;
• qui doit signer (sachant qu'actuellement, une signature par le responsable bloque la création du document final par le formateur).

Par exemple, la convention de formation est un contrat géré en direct, pour une personne morale. Elle doit apparaître au niveau du client et doit être signée par le responsable et le client au minimum (vous pouvez également envisager une signature par le formateur).

Autre exemple, le contrat de formation à titre individuel est un contrat géré en direct, pour une personne physique. Le destinataire est à la fois client et stagiaire. Il apparaît au niveau du client.

Ainsi que d'autres options :

• l'orientation du papier ;
• peut-être d'autres…

Rédigez

Vous pouvez rédiger directement dans l'éditeur de texte correspondant à la partie concernée. Cependant, il est plus probable que vous ayez déjà des modèles de document au format traitement de texte. Dans ce cas, vous pouvez copier-coller leurs contenus.

Utilisez des mots-clés

Vos modèles doivent être remplis avec des informations collectées auprès des clients, des stagiaires voire définies au niveau des sessions. pour tous ces champs utilisés les mots-clés à votre disposition à droite de l'éditeur de texte. Ils sont rangés par entité.

Certains mots-clés peuvent accepter un paramètre (cela est indiqué lorsque vous passez la souris sur le bouton du mot-clé) comme par exemple of:logo:30 qui affiche le logo de l'OF avec une largeur de 30mm.

Il n'est pas possible pour vous d'ajouter de nouveaux mots-clés permettant d'extraire des données depuis la base, à moins de modifier le code source d'OPAGA. Si vous avez besoin de nouveaux mots-clés, n'hésitez pas à prendre contact avec l'auteur.

Insérez un mot-clé

La liste des mots-clés se trouve à droite de la zone de saisie du texte. ils sont classés par entité où se trouve la donnée (par exemple, toutes les informations de tarif se trouvent au niveau du client). Cliquez sur le nom d'une entité pour ouvrir la sous-liste.

Les noms peuvent paraître un peu abscons parfois. Si c'est le cas, passez la souris sur un mot-clé et l'infobulle vous donnera plus de détails.

Cliquez sur le bouton du mot-clé pour l'ajouter dans l'éditeur de texte, à l'endroit où se trouve le curseur (pensez à bien positionner votre curseur avant).

Notez que les accolades apparaissent dans l'éditeur pour rendre visible les limites du mot-clé. Elles ne sont pas présentes dans le texte, c'est seulement pour l'affichage dans l'éditeur.

Paramétrez un mot-clé

Certains mots-clés acceptent un paramètre pour modifier leur comportement. Cette information est présente dans l'infobulle.

Par exemple, pour les tarifs et autres montants, vous ajouter les paramètres suivants :

• ht : le montant sera affiché hors taxes (comportement par défaut) ;
• ttc : le montant est affiché avec la TVA, si toutefois votre organisme est concerné (sinon, la valeur sera la même que HT) ;
• tva : affiche le montant de la TVA.

Ainsi, à partir du mot-clé client:tarif_total_chiffre il faut ajouter :ttc à la fin pour avoir le montant en TTC.

Voici un exemple :

En contrepartie de cette action de formation, l’employeur s’acquittera des coûts suivants :

Coût pédagogique par stagiaire : client:tarif_stagiaire:ht € HT

Soit un total de : client:tarif_total_chiffre:ht € HT plus TVA à client:tarif_total_chiffre:tva (of:tauxtva%)

TOTAL GÉNÉRAL : client:tarif_total_chiffre:ttc € TTC

Mots-clé personnalisés

Si vous ne pouvez créer vous-même de mot-clé traités automatiquement, vous pouvez cependant créer des mots-clés personnalisés. Ces derniers sont obligatoirement rattachés à l'entité Document et nécessiteront une action de la part du/de la formatrice ou toute autre personne créant les documents : un formulaire permet, pour chaque document dont le modèle contient des champs personnalisés, de renseigner les informations demandées (voir Complétez les paramètres personnalisés).

Dans l'entité Document utilisez le mot-clé document:personnalisable puis remplacez personnalisable par ce que vous souhaitez. Notez que tant qu'il n'est pas reconnu comme un mot-clé personnalisé, le fond du texte est gris.

Enregistrez votre modèle via la boîte WordPress Publier (bouton Publier ou Mettre à jour). Au rechargement de la page vous voyez apparaître un nouveau bloc dans les options.

Insérez des conditions de test

Pour ajouter un peu de souplesse dans vos modèles vous pouvez utiliser des conditions de test. Par exemple, si telle valeur vaut tant, alors on affiche tel tel texte, sinon tel autre.

Comme exemple concret, prenons la convention de formation. Parfois il est nécessaire de faire apparaître les noms des stagiaires, parfois ce n'est pas utile (voire compliqué si tous les noms ne sont pas connus au moment de la signature).

Pour cela procédez comme suit : ouvrez le bloc de mots-clés Tests et conditions puis insérez le mot-clé Est vrai.

Le mot-clé est inséré, il faut en adapter le contenu. Un mot-clé de test est composé de trois parties séparées par le caractère barre verticale | :

• la condition de test qui se décompose elle-même en :
  • operande1
  • un éventuel signe de comparaison
  • operande2
• le texte affiché si la condition est validée
• le texte affiché si la condition n'est pas valide

Les textes à afficher sont facultatifs : on peut choisir de ne rien afficher si la condition n'est pas valide.

Il n'existe pas de mot-clé pour déterminer si les noms des stagiaires doivent être inclus ou non. Il faut donc créer un mot-clé personnalisé.

Sélectionnez le texte operande1 operande2 et insérez le mot-clé document:personnalisable (dans un test vrai ou faux, il n'y a qu'un seul opérande).

Remplacez personnalisable par ce que vous voulez. Disons affiche les stagiaires. Ne vous inquiétez pas des espaces et accents éventuels, le mot-clé est nettoyé automatiquement. Mettez à jour (enregistrez) le modèle depuis la boîte Publier puis Mettre à jour.

La boîte Mot-clés personnalisés apparaît sous les options du modèle.

Définissez avec précision la description : c'est elle qui est affichée dans le formulaire demandant aux formateur⋅trices de définir une valeur pour ce mot-clé. Il faut donc être précis.

Il s'agit ici d'une question dont la réponse sera oui ou non. Vous pouvez préciser une valeur par défaut ou non.

Enfin, le mot-clé ainsi défini apparaît désormais dans la liste des mot-clés de l'entité Document pour ce modèle de document uniquement.

Insérez des lignes formatées

Le menu Format de l'éditeur propose d'insérer des lignes préformatées :

• Ligne flexible : comme une ligne de tableau mais la largeur des cases s'adapte au contenu.
• Ligne de signatures : identique à la ligne flexible mais avec une hauteur minimale de 35 mm afin d'avoir la place physique de signer.
• Bas de page : un simple bloc dont le contenu sera inséré en bas de page dans le PDF.

Prenons comme exemple la ligne de signatures. Vous pouvez créer autant de cases que vous le souhaitez en pressant Entrée. Si vous souhaitez aller à la ligne dans une même case, utilisez Shift + Entrée.

Chaque case peut être alignée à gauche, à droite ou centrée (utilisez les boutons d'alignement). Les flèches vertes vous indiquent l'alignement (droite et gauche pour le centrage).

Notez que les contours en pointillés comme les flèches n'apparaissent pas dans le document final. Ce ne sont que des repères pour vous aiguiller.

La ligne bas de page est un simple cadre, dont le contenu sera inséré en pied de page.

Feuilles d'émargement

Le cas des feuilles d'émargement est particulier. En effet, vous définissez un modèle qui peut se reproduire sur plusieurs pages.

L'emploi d'un mot-clé tel que client:emargement_collectif entraîne le calcul du nombre de pages et la duplication du modèle afin de répartir tous les stagiaires et créneaux horaires sur plusieurs pages.

Site public

Utiliser des codes courts (shortcodes)

À quoi servent les codes courts

Dans WordPress, les shortcodes ou codes courts sont des mots-clés à insérer dans du contenu (article, page, etc.) qui déclenchent une fonction PHP, donc exécutent du code qui va afficher certaines données. Cela permet d'ajouter de la programmation dans une page Web, sans laisser la possibilité de faire exécuter n'importe quel bout de code qui compromettrait le site.

Les shortcodes sont rédigés ainsi :

Les codes mono-balise

[nom_du_code param1="valeur 1" param2 param3]

Les codes à balises encadrantes :

[nom_du_code param1="etc"]Du texte ou tout autre contenu visuel[/nom_du_code]

Le code générique opaga

Le code opaga est mono-balise. Il sert à appeler une fonction d'un objet. Sa structure est un peu plus complexe, mais voici comment l'utiliser :

• le mot-clé opaga en premier ;
• l'entité depuis laquelle nous voulons extraire une donnée : of, formation, session ou formateur ;
• la méthode (fonction) de l'objet précité a appeler pour obtenir une information (dans la classe concernée les méthodes appelables commencent par get_doc_ et sont initialement utilisée pour la production des documents PDF) ;
• le mot-clé id avec la valeur de l'identifiant de la formation ou de la session choisie :
  • pour les sessions et formations il est possible de donner directement l'URL permanente ;
  • pour les formateurs, il faut donner l'identifiant numérique précis ;
  • pour l'organisme de formation, pas besoin d'identifiant, il n'y en a qu'un.
• le mot-clé options pour donner d'éventuelles options.
• le mot-clé link pour ajouter un lien hypertexte sur le contenu renvoyé par le shortcode : si link vaut 1 le permalien de l'entité est utilisé (par exemple le lien vers la page présentant un formateur), et si link contient une URL valide, un lien est créé vers cette URL.

Exemples

Je veux afficher le numéro de déclaration d'activité de l'organisme de formation

[opaga of no_of]

Je veux afficher la présentation de la formation dont le permalien est https://mon-of.coop/formation/rediger-en-markdown/

[opaga formation presentation id="https://mon-of.coop/formation/rediger-en-markdown/"]

Je veux afficher l'identité et la photo avec une largeur de 40 pixels du formateur n°2

[opaga formateur identite id="2"]
[opaga formateur photo id="2" options="40x"]

Je veux afficher les mêmes informations avec un lien vers la page présentant le formateur.

[opaga formateur identite id="2" link=1]
[opaga formateur photo id="2" options="40x" link=1]

Je veux afficher le logo de l'organisme avec un lien pointant vers https://macooperative.coop/formations/

[opaga of logo link="https://macooperative.coop/formations/"]

Autres codes

Afficher le catalogue de formation

L'affichage du catalogue doit être public (sans authentification), il se fait donc via une page existante de votre WordPress.

Insérer le shortcode suivant dans la page où vous souhaitez l'afficher.

[liste_formation]

Il existe de base une page nommée « Formations » et donc l'URL est formations. Cette URL est liée dans le menu de droite sous l'intitulé « Catalogue de formations ».

Questions plus ou moins fréquentes

• Qu'est-ce qu'une formation ?
• Qu'est-ce qu'une session ?
• Je ne travaille qu'en sous-traitance, que dois-je remplir ?
• Lors d'un contrat avec un client qui vous confie plusieurs groupes à des moments différents, dois-je créer plusieurs sessions ?
• J'ai perdu ma session !

Qu'est-ce qu'une formation ?

Dans OPAGA le terme Formation est utilisé pour désigner un programme de formation à destination du catalogue et contenant un parcours pédagogique détaillé. Cette fiche doit satisfaire aux contraintes de l'indicateur 1 de Qualiopi portant sur l'information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées. Il est donc impératif de bien remplir ce programme.

Attention, ce programme ne correspond pas à un événement. Vous ne devez mentionner ni dates, ni lieu (sauf si le lieu est induit par le contenu de la formation), ni client.

Vous devez rester généraliste et laisser la porte ouverte à la personnalisation. C'est ce que l'on appelle une formation sur étagère. Il y a peu de chance que vous la vendiez telle quelle. Ce n'est pas son but, c'est un produit d'appel.

Ce programme sert à :

• assurer la promotion de votre contenu de formation via la publicité du catalogue ;
• de support pour programmer une session de formation avec la possibilité de personnaliser son contenu à chaque fois.

Si vous ne travaillez qu'en sous-traitance, que les parcours de formation sont gérés par vos clients, que vous n'avez pas besoin de chercher de nouveaux clients, alors vous n'êtes pas obligé de remplir de programme de formation.

Qu'est-ce qu'une session ?

Dans OPAGA le terme Session désigne un événement durant lequel vous transmettez ou échangez des compétences à un public, une action de formation. Selon les cas, elle peut s'appuyer sur une fiche de formation. Si vous êtes sous-traitant du seul client de cette session, vous n'avez pas besoin de vous appuyer sur une fiche de formation.

• Elle concerne un ou plusieurs clients (donc autant de contrats).
• Elle comporte une ou des dates. Vous devez mentionner toutes les dates de votre parcours de formation.
• Elle comporte un ou plusieurs lieux.

Il n'y a pas dans OPAGA de notion d'inter-, intra-entreprise ou de sous-traitance. C'est le nombre et/ou la typologie de vos clients qui définit ces aspects. Si votre client est un organisme de formation qui organise la présente session (ou au minimum qui gère tout ou partie des stagiaires), alors vous êtes sous-traitant pour ce client. Mais rien ne vous empêche, pour la même session, d'avoir également un ou plusieurs clients en direct qui vous confient chacun un ou plusieurs stagiaires. Ce qui constitue un subtil mélange de sous-traitance, inter et intra… Mais toutes les informations seront ensuite bien dispatchées.

Je ne travaille qu'en sous-traitance, que dois-je remplir ?

Il faut distinguer deux cas de figure.

1. vous avez un ou plusieurs clients organismes qui gèrent les formations de A à Z, y compris le programme
   • vous n'avez pas besoin de créer de programme de formation pour le catalogue
   • vous devez créer les sessions effectuées en sous-traitance avec un titre pertinent et les bonnes dates (que vous pouvez modifier à posteriori pour mieux coller à la réalité en cas de changement ou d'information incomplète à la signature de la convention). Pas besoin de détailler les créneaux horaires.
   • indiquez le numéro de déclaration d'activité du client (consultez la liste des OF)
   • indiquez le nombre de stagiaires et le nombre d'heures × stagiaires (le cumul des heures suivies par chaque stagiaire)
   • indiquez le tarif facturé à l'organisme de formation (en précisant les frais non pédagogiques s'il y en a)
2. vous êtes auteur⋅trice du programme et vous souhaitez en faire sa promotion pour éventuellement animer des sessions directement ou simplement pour chercher ou attirer d'autres organismes qui vous sous-traiteraient des actions
   • vous devez rédiger la ou les programmes de formation correspondant. Vous n'êtes pas obligé de tout remplir si vous n'organisez jamais vous-même, donnez suffisamment de détails pour intéresser des organismes de formation.
   • vous créez les sessions à partir de vos programmes de formation
   • comme pour le cas 1, indiquez les dates (sans les créneaux), le numéro de déclaration d'activité, le nombre de stagiaires, le cumul d'heures de tous les stagiaires et le tarif.

Lors d'un contrat avec un client qui vous confie plusieurs groupes à des moments différents, dois-je créer plusieurs sessions ?

Ça dépend, deux solutions sont possibles et permettent la gestion correcte des informations financières et pédagogiques.

• Une seule session, un seul client (à priori dans ce cas de figure, il n'y aura qu'un seul client) et tous les stagiaires ajoutés à ce client : il faudra ensuite distinguer les créneaux suivis par chaque stagiaire. Cela peut s'avérer assez lourd à gérer. Sauf lorsqu'une fonctionnalité de regroupement de stagiaires sera implémentée et la possibilité de définir les créneaux au niveau des groupes.
• Plusieurs sessions, un seul client dupliqué dans chaque session, mais autant de sessions que de groupes de stagiaires. Plus simple à gérer, mais le numéro de contrat, si vous l'utilisez, doit être dupliqué avec le client.

J'ai perdu ma session !

Je ne vois plus une session que j'anime dans la liste de mes sessions.

Je dois demander à un⋅e responsable de me la réaffecter (seules les personnes mentionnées dans l'équipe pédagogique et les responsables peuvent changer cela). Pour cela, iel doit :

• se rendre dans la page de gestion des sessions (agenda des sessions) ;
• chercher la session perdue (recherche sur le titre dans le champ de recherche en haut à droite du tableau) ;
• cliquer sur la colonne Équipe pédagogique de la session trouvée ;
• ajouter la ou les bonnes personnes.

Glossaire

• Formation en inter-entreprises
• Formation en intra-entreprise

Formation en inter-entreprises

Vous organisez une session de formation pour laquelle vous avez plusieurs clients.

Chaque client vous confie un ou plusieurs stagiaires.

C'est la formule la plus lucrative mais la plus difficile à mettre en œuvre : vous devez traiter avec plusieurs clients à la fois avec chacun ses spécificités, ses modes de financements, etc.

Formation en intra-entreprise

Vous n'avez qu'un seul client qui, à priori, vous a sollicité.

Il souhaite que vous formiez plusieurs personnes de son entreprise, son association, sa collectivité, etc.

Vous proposez un tarif de groupe et pouvez être souple sur le nombre de stagiaires.

Attention cependant, certains OPCO financent par stagiaire et non par groupe : un stagiaire manquant et c'est une partie du financement qui s'envole !