Gérez les documents administratifs
Un certain nombre de colonnes vous permettent d'agir sur chacun des documents :
- Brouillon : commencez toujours par créer un brouillon. Cliquez sur Créer, par exemple, sur la ligne de la convention de formation professionnelle. Le bouton se change en Mettre à jour vous indiquant que vous pouvez créer à nouveau le document à tout moment. Vous pouvez télécharger la convention :
- Final : une fois votre brouillon relu vous pourrez créer la version finale, sauf si le document nécessite la signature de votre responsable de formation.
- Signature responsable : si le document nécessite la signature de votre responsable, le bouton Demander lui signale que vous souhaitez une signature. Attention un mail est envoyé à chaque responsable ayant pour tâche la signature des documents et il apparaît dans leur tableau de bord.
- Diffuser : une fois votre document finalisé, vous pouvez le diffuser à votre client. Il apparaîtra dans son tableau de bord. Et un email lui sera envoyé lorsque cette fonction sera implémentée.
- Scan : vous avez la possibilité de déposer ici un scan ou une version signée numériquement par un tiers (par exemple, par le client).
- Supprimer à n'utiliser qu'en dernier recours, vous devrez alors tout recommencer.
Quatre entités peuvent être amenées à devoir signer un document :
- le⋅la (ou les) responsable de formation, représentant l'organisme de formation en tant que prestataire ; les documents concernés ne peuvent être finalisés par le⋅la formateur⋅trice (seul le brouillon est possible) et doivent être validés par un responsable.
- le client (donc par le⋅la représentante de la personne morale cliente).
- le⋅la stagiaire.
- le⋅la formateur⋅trice.
Un document peut être signé par plusieurs entités. Ces entités signataires sont définies au niveau du modèle de document.
Les documents PDF ne sont pas mis à jour automatiquement lorsque vous complétez des informations : c'est à vous de les créer à nouveau avec le bouton Mettre à jour !